Samenwerken in Drenthe
In Drenthe wordt steeds meer samengewerkt op het gebied van digitale archivering. Door kennis te delen en samen na te denken over onderwerpen uit de archiefwereld zoals kwaliteitssystemen, vernietiging, vervanging en metadatering werken we aan de verbetering van de informatiehuishouding van een organisatie. Vanuit het Drents Archief worden sessies georganiseerd om deze samenwerking en kennisdeling te bevorderen. Zo zijn er inmiddels verschillende sessies georganiseerd. Hieronder worden deze sessies nader toegelicht.
Regiobijeenkomst Kwaliteitssysteem en MDTO - 10 september 2020
Tijdens de regiobijeenkomst met het Drents Archief en alle Drentse gemeenten is nagedacht over twee onderwerpen: het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). Het doel van deze bijeenkomst was kennisdeling over het onderwerp kwaliteitssysteem. Na een korte toelichting op het belang van een kwaliteitssysteem en de werking van KIDO werden de deelnemers in groepen verdeeld. Elke groep werd met een aantal onderwerpen van KIDO aan het werk gezet. In totaal waren er drie opdrachten, te weten:
- Opdracht 1: noteer in het KIDO-schema hoe je eigen organisatie ervoor staat;
- Opdracht 2: deel deze ervaringen met je groep;
- Opdracht 3: concludeer op welke onderdelen je informatie kunt brengen en waar je graag informatie wilt halen.
De uitkomsten zijn plenair teruggekoppeld. Tijdens deze terugkoppeling kwamen praktijkervaringen voorbij van de deelnemende gemeenten. Ook werd duidelijk aan welke onderdelen nog gewerkt moet worden.
Het tweede onderwerp dat werd behandeld is MDTO. Het Nationaal Archief nam de deelnemers mee in de ontwikkelingen over dit onderwerp. Na een korte uitleg over wat MDTO precies is, werd er uitleg gegeven over de verschillen met TMLO. Wat verandert er precies? Wat biedt MDTO en hoe geef je er als organisatie vorm aan? Duidelijk uitgangspunt is dat je als zorgdrager zelf aan zet bent om hiermee aan de slag te gaan. Zodra de MDTO definitief is vastgesteld wordt hier in samenwerkingsverband verder vorm aan geven.
Informatiesessie 1. Informatieplattegrond
Op 10 februari 2021 is een vervolg gegeven aan het onderwerp KIDO. Tijdens deze bijeenkomst, georganiseerd door Drents Archief en de gemeente Borger- Odoorn, stond de informatieplattegrond centraal. Elke organisatie is volgens de Archiefwet verplicht om een dergelijke informatieplattegrond op te stellen. Daarmee maak je inzichtelijk waar welke informatie wordt vastgelegd in de organisatie, of de informatie permanent bewaard moet blijven of op termijn vernietigbaar is en hoe er bijvoorbeeld wordt omgegaan met metadatering en bestandsformaten.
Onze relatiebeheerder startte de sessie met een introductie op het onderwerp en lichtte de nut en noodzaak van een informatieplattegrond toe. Om onderling ervaringen te delen werd na deze introductie een quiz gestart waarin de deelnemers zelf aan het woord kwamen om hun ervaringen konden delen. Vervolgens vertelde Adviseur e-depot, Alice Strating, over haar ervaringen bij andere organisaties en deelde verschillende voorbeelden. Drentse ervaring werd gedeeld door Marieke Doezé, kwaliteitsmedewerker bij de gemeente Borger-Odoorn. Afgelopen jaar heeft ze een informatieplattegrond opgesteld. Over dit traject deelde ze waardevolle tips en trucs. Omdat de meeste deelnemers nog geen informatieplattegrond hebben opgesteld of hier nog niet mee bezig zijn, hebben we afgesproken om hierin samen op te trekken.
Informatiesessie 2. Terugkoppeling pilots en beoordelen informatieplattegrond
Op 28 september 2021 is er een tweede informatiesessie gehouden voor alle Drentse gemeentes en provincie. Tijdens deze bijeenkomst, georganiseerd door Drents Archief en de gemeente Borger-Odoorn, stonden de uitwisseling van ervaringen in de e-depot pilots en de informatieplattegrond centraal. De pilots van het e-depot zijn van start gegaan en we kunnen de eerste bevindingen communiceren. Dit werd besproken in het ochtendprogramma. Elke pilotdeelnemer heeft een presentatie gegeven over de lopende pilot. Hierbij werd onder andere besproken wat de leerpunten waren en de ervaringen tot nu toe. Het Drents Archief gaf bij elke presentatie een terugkoppeling van hun ervaringen. Er werd afgesloten met een interactief gedeelte waarin alle aanwezige vragen konden stellen en aan konden geven wat ze terug willen zien in het evaluatierapport.
Het middag gedeelte stond in het teken van de informatieplattegrond. Marieke Doezé van de gemeente Borger-Odoorn gaf een presentatie over het beoordelen van de informatieplattegrond door middel van het kaart in brengen van risico’s. Alice Strating van het Drents Archief deelde haar ervaringen ten aanzien van dit onderwerp. Als afsluiting zijn de gemeenten en provincie in groepjes aan de slag gegaan om hun eigen informatieplattegrond te beoordelen. De ervaring hiervan zijn onderling besproken. In de volgende sessie behandelen we MDTO. Wil je aanhaken bij het vervolg? Laat het ons weten via e-depot@drentsarchief.nl.
Informatiesessie 3. Terugkoppeling pilots en MDTO
Op 24 mei 2022 is er een derde informatiesessie gehouden voor alle Drentse gemeentes en de provincie Drenthe. Ditmaal sloot het Werkplein Drentsche Aa ook aan. De bijeenkomst vond plaats bij het Drents Archief en Corinne Rodenburg, directeur van het Drents Archief, verzorgde de aftrap van de dag. In het eerste gedeelte van de sessie stonden de e-depot pilots centraal. Alle deelnemers vertelden over hun ervaringen tot nu toe binnen de pilots. Inmiddels zijn drie pilots vrijwel afgerond en hierdoor konden de provincie Drenthe, gemeente Meppel en gemeente Emmen ook concrete resultaten delen, daarnaast vertelden zij ook over de nieuwe pilots die inmiddels zijn gestart. Na afronding van de presentaties deelden andere gemeenten hun ervaringen en ontwikkelingen op het gebied van digitale duurzaamheid.
Het tweede deel van de sessie stond in het teken van metadatering. Dit was één van de onderwerpen die we in de e-depot pilot met de gemeente Meppel hebben onderzocht. Vanuit de gemeente Meppel werden tips en trucs over metadatering gedeeld.
Daarna verzorgde Alice Strating van het Drents Archief een kennismakingssessie over de Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). De MDTO is de norm voor het vastleggen en uitwisselen van metagegevens en is vorig jaar vastgesteld als vervanger van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Er werd tijdens de presentatie aandacht besteed aan het belang van metadatering, de verschillen ten opzicht van het TMLO, en de verplichtingen in metadata. Er werd afgesloten met een opdracht waarin de deelnemers zelf aan de slag zijn gegaan om te bekijken welke MDTO velden nu verplicht zijn. Het was een interactieve dag waarbij er veel kennis is gedeeld en de Drentse deelnemers konden netwerken.
Informatiesessie 4. Terugkoppeling pilots en DUTO
Op dinsdag 28 februari 2023 organiseerden we in het Drents Archief een vierde informatiesessie voor alle Drentse gemeenten, de provincie Drenthe en het Werkplein Drentsche AA. Ook het Waterschap Drents Overijsselse Delta (WDODelta), IT Platform Twente en GGD Drenthe sloten aan. Corinne Rodenburg, directeur van het Drents Archief, verzorgde het welkomstwoord waarna er ruimte geboden werd aan de pilotdeelnemers om uit de lopende pilots hun ervaringen, leerpunten en aanbevelingen te delen. Onderwerpen die aan bod kwamen waren: hybride en uitgeplaatste archieven, vervroegde overbrenging vanuit een DMS, het opstellen van een informatieplattegrond en de plaatsing en opname van geo-informatie (GIS-bestanden) in het e-depot.
Na de pauze verzorgde Marjan Dik van het Nationaal Archief een presentatie over duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie (DUTO). Naast een toelichting op de gestelde eisen werd de nieuwe DUTO-handreiking van het Nationaal Archief besproken. Hiermee worden aan organisaties handvatten geboden om te zorgen dat informatie duurzaam toegankelijk is en blijft, onder andere bij de inrichting van nieuwe systemen. Naast de vele informatie was er ook ruim gelegenheid om elkaar beter te leren kennen, kennis te delen, het netwerk verder uit te breiden en afscheid te nemen van een bekend gezicht. Alice Strating, onze adviseur e-depot, gaat het Drents Archief na ruim vier jaar verlaten.
Informatiesessie 5. Terugkoppeling pilots en livegang van het e-depot
Op 23 april 2024 vond in het Drents Archief een informatiemiddag plaats. Alle Drentse gemeenten, organisaties, de provincie Drenthe en andere partners zijn bijgepraat over de laatste ontwikkelingen in het Drentse e-depot. Zoals gebruikelijk bij deze regelmatig terugkerende sessies hebben de deelnemers aan de pilotperiode (2021-2023) de resultaten gepresenteerd van de pilots die sinds de vorige sessie zijn afgerond. Deze pilotpresentaties markeren het einde van de pilotperiode waarin naast de e-depotvoorziening ook de organisatie, processen en beleid vorm hebben gekregen in het Drents Archief. Het einde van de pilotperiode is daarom tegelijkertijd de start van het Drentse e-depot. Tijdens de sessie is deze officieel van start gegaan. Neem nu een kijkje in de e-depotomgeving.
Na deze livegang volgde een panelgesprek met de pilotdeelnemers. Aan de orde kwam onder meer hun vervolgplannen, de impact van de pilots op hun organisaties en het nut van samenwerkingen. De meeste vervolgtrajecten zullen bestaan uit het overbrengen van videotulen. Verder herkenden allen meer bewustwording van het belang van goed informatiebeheer in de organisaties. Ook zijn pilots aanleiding geweest tot doorontwikkeling van tooling om het proces van overbrenging meer te automatiseren. Het nut van onderlinge uitwisseling en samenwerking met elkaar en met het Drents Archief wordt ook daarbij als waardevol beoordeeld.
Tot slot vertelde gastspreker Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam en KVAN) over het archief als nutsvoorziening en, als een eerste voorbeeld daarvan, over het WOO-publicatieplatform Open Amsterdam. Ook hij benadrukte dat samenwerking van essentieel belang is om informatiebeheer te blijven verbeteren.
Na de informatiesessie is er een enquête gehouden onder de aanwezigen. De reacties waren overwegend positief, en met name het panelgesprek werd gewaardeerd. Aandachtspunt is het (te) volle programma. Van de onderwerpen die genoemd zijn voor een verdiepende presentatie tijdens een volgende informatiesessie maken we dankbaar gebruik!
Raadplegen in een e-depot
Sinds 2019 werken we met een aantal gemeenten en de Provincie Drenthe aan het goed kunnen raadplegen van digitaal archiefmateriaal.
Heb je vragen of wil je meer informatie over de Drentse samenwerking? Neem dan contact op via e-depot@drentsarchief.nl