Het Drentse e-depot is twee jaar geleden gestart en inmiddels doen vier organisaties mee aan de pilotperiode. Hieronder vind je een korte samenvatting van de diverse pilots die we met deze partners, drie Drentse gemeenten en de provincie Drenthe, uitvoerden. Voor een uitgebreide toelichting staan, indien beschikbaar, de evaluatierapporten onderaan toegevoegd.
Gemeente Meppel
Pilot metadatering (2022)
In deze pilot onderzochten we of de metadatering en exportfunctionaliteit van het zaaksysteem voldoet aan de aansluitvoorwaarden van het e-depot. Vrijwel alle essentiële metadatering wordt door de gemeente Meppel vastgelegd in deze applicatie. Conclusie: de exportfunctionaliteit van het zaaksysteem voldoet niet aan de gestelde eisen. Metadata ontbreekt in de export, er is geen goede structuur en de metadatering voldoet niet aan de TMLO. Er is doorontwikkeling vanuit de leverancier nodig om ervoor te zorgen dat de exportfunctionaliteit wel gaat voldoen aan de eisen. Door het uitvoeren van de pilot is de kennis over metadatering vergroot en kan de gemeente aan de slag om verbeteringen door te voeren.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot metadatering - gemeente Meppel (6,9 MB)
Pilot informatieplattegrond (2022-2023)
Voor de tweede pilot is een informatieplattegrond van de gemeente Meppel opgesteld. Bij het maken van deze plattegrond is gekeken naar opslaglocaties en vak-applicaties waarin lang te bewaren informatie is opgeslagen. Er is in kaart gebracht waar welke informatie is opgeslagen en hoe deze voldoet aan duurzame toegankelijkheid. De plattegrond maakt inzichtelijk welke informatie vernietigd wordt, hoe er gemetadateerd wordt en waar gegevens staan opgeslagen. Hierdoor is het duidelijk welke informatie op termijn overgebracht moet worden naar een e-depot. In het evaluatierapport is te lezen hoe de gemeente Meppel en het Drents Archief de informatieplattegrond hebben opgesteld.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot Informatieplattegrond - gemeente Meppel (9,4 MB)
> Liever een digitaal toegankelijk rapport? Bekijk deze hier (344 kB)
Pilot processen e-depot en dienstverlening (2023-2024)
In deze laatste pilot tussen het Drents Archief en de gemeente Meppel is gewerkt aan een processenoverzicht en -beschrijving. Hierbij zijn de stappen inzichtelijk gemaakt die de gemeente Meppel als zorgdrager en het Drents Archief als archiefbewaarplaats moeten nemen om een overbrenging van digitale informatieobjecten naar een e-depot te realiseren. Het geeft een volledig beeld van de omvang van het gehele aansluittraject, welke functies hierbij betrokken dienen te worden en welke producten er opgeleverd moeten worden. Ook is de hieraan gelieerde dienstverlening beschreven en uitgewerkt. Hiermee wordt duidelijk hoe de omgang met vragen, klachten en verzoeken tot inzage van beperkt toegankelijk archiefmateriaal door de archiefbewaarplaats ingeregeld moet worden.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot Processen e-depot en dienstverlening - gemeente Meppel (2,7 MB)
> Liever een digitaal toegankelijk rapport? Bekijk die hier (1,1 MB)
Gemeente Emmen
Pilot videotulen (2022)
In deze pilot onderzochten we of videotulen van oudere raadsvergaderingen overgebracht kunnen worden naar het e-depot en of nieuwe raadsvergaderingen in een relatief korte periode vervroegd overgebracht kunnen worden. Het is gelukt om drie videoverslagen (videotulen) van de oude vergaderingen succesvol over te brengen naar het e-depot. Daarnaast is het ook mogelijk om videotulen vervroegd over te brengen, maar niet binnen de gestelde termijn van drie weken. Hiervoor zijn veel handmatige acties nodig, zoals de metadatering, het vastleggen van de sprekersinformatie en de ondertiteling.
Een extra uitdaging in de pilot was dat de gegevens in verschillende bronsystemen waren opgeslagen, het samenstellen van de export kost hierdoor extra tijd en was foutgevoelig. Met het inzetten van de RM-Tool hebben we hier verbetering in kunnen doorvoeren zodat de opname in het e-depot is gelukt.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot videotulen - gemeente Emmen (2,8 MB)
Naar aanleiding van deze pilot gaf onze collega Alice Strating, adviseur e-depot, op 3 november 2022 een webinar voor de VNG in het kader van de week van Grip op Informatie. Het webinar is terug te kijken op YouTube.
Pilot vervroegd overbrengen (2022-2023)
De gemeente Emmen gebruikt een Document Management Systeem (DMS) en dit bevat informatie die voor eeuwig bewaard moet worden. In deze pilot is onderzocht of deze informatie ook opgenomen kan worden in het e-depot. Hierbij was de grootste uitdaging om structuur aan te brengen. Of dat is gelukt, is te lezen in het evaluatierapport.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot vervroegd overbrengen - gemeente Emmen (7,2 MB)
Pilot overbrengen vanuit het zaaksysteem (2023-2024)
Tijdens deze pilot is er getest met een aantal zaken met betrekking tot de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Deze keuze is gedaan met het oog op de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024. Gestandaardiseerde
informatie-uitwisseling tussen alle partijen die betrokken zijn bij het aanvragen en verlenen van vergunningen zijn daarbij van groot belang.
Provincie Drenthe
Pilot videotulen (2022)
In deze pilot is onderzocht hoe videotulen van de provincie via een koppelvlak direct vanuit de bronapplicatie overgebracht kunnen worden naar het Drents Archief. Het was een succesvolle pilot met veel mooie resultaten. Zo kunnen de videotulen zelfstandig door de provincie worden aangeleverd en worden deze in het e-depot door het Drents Archief duurzaam beheerd. Hiermee wordt de houdbaarheid van deze informatie voor lange tijd gegarandeerd. Tijdens de pilot kwamen een aantal aandachtspunten naar voren waarmee de kwaliteit van de videotulen kan worden verbeterd, deze aanbevelingen worden momenteel verder opgepakt. Daarnaast wordt er nagedacht hoe we de videotulen officieel kunnen overbrengen naar het e-depot.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot met de provincie Drenthe (2,6 MB)
Pilot GIS-bestanden (2022-2023)
GIS staat voor geografisch informatiesysteem, een informatiesysteem waarin verschillende soorten data op basis van geografische locatie worden samengebracht. Door deze data via een actuele kaart te visualiseren, worden complexe verbanden tussen verschillende soorten data zichtbaar. De provincie Drenthe heeft een eigen database waarin actuele en historische kaarten als GIS-datasets worden bewaard. Van deze historische GIS-kaarten is onderzocht of ze duurzaam bewaard kunnen worden in het e-depot en welke mogelijkheden er zijn voor het beschikbaar stellen van de bestanden. In totaal zijn er vijf datasets geïmporteerd in het e-depot. Hierbij is een mapping gemaakt tussen de metadatastandaard voor geo-informatie en het e-depot. Daarnaast is er gekeken naar geschikte duurzame bestandsformaten.
Voor het beschikbaar stellen van de GIS-bestanden zijn drie mogelijkheden onderzocht: het raadplegen vanuit het e-depot, gebruik maken van API’s en het raadplegen via het Nationaal Georegister. Ben je benieuwd naar de uitkomsten? Lees dan het volledige evaluatierapport.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot GIS-bestanden - provincie Drenthe (7,9 MB)
Gemeente Borger-Odoorn
Hybride archieven (2022)
De gemeente Borger-Odoorn werkt sinds de invoering van het Document Management Systeem (DMS) in 2008 digitaal. In de periode dat het DMS actief was (2008-2020), was de stelregel: fysiek archief is leidend. In de praktijk is dit niet altijd nageleefd. Tijdens de migratie van het DMS naar een andere opslaglocatie werd duidelijk dat niet alle dossiers fysiek compleet zijn. Hierdoor is er sprake van hybride dossiers, waarbij er van een dossier zowel een digitaal als fysiek dossier gevormd is, die meestal niet gelijk is. In deze pilot hebben we in kaart gebracht welk deel van het archief nu daadwerkelijk hybride is en hoe het staat met de kwaliteit van deze dossiers. Daarnaast hebben we onderzocht wat de meest geschikte manier is om deze hybride dossiers om termijn over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Hiervoor zijn diverse oplossingsrichtingen in kaart gebracht en de meest geschikte oplossing is verder uitgewerkt
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot hybride archieven - gemeente Borger-Odoorn (7 MB)
Uitplaatsen archieven (2023)
Naast eeuwig te bewaren archief is er ook archief dat voor een lange periode bewaard moet blijven, maar uiteindelijk wel moet worden vernietigd. Het duurzaam bewaren van deze archieven in een e-depot heet uitplaatsen. Bij uitplaatsen blijft het zorgdragerschap gelijk, maar wordt het beheer uitbesteed aan een derde partij. In deze pilot is onderzocht welke te vernietigen informatie in aanmerking komt voor uitplaatsen, wie hierbij welke verantwoordelijkheid heeft, hoe de toegankelijkheid voor de gemeente kan worden ingericht en hoe de vernietigingsprocedure werkt.
> Bekijk het evaluatierapport van de pilot uitplaatsen archieven - gemeente Borger-Odoorn (3,5 MB)
Meer weten over de resultaten van de pilots? Neem contact op via e-depot@drentsarchief.nl.