Inleiding
In de zomer van 2019 brachten alle Drentse Gemeenten en de Provincie een bezoek aan het Drents Archief om kennis en ervaring te delen op het gebied van digitaal archiveren. Tijdens deze bijeenkomst zijn de mogelijkheden besproken voor het gebruik van een e-depot. Toegankelijkheid van de digitale archieven is een belangrijk onderdeel bij het gebruik van een e-depot. Binnen Drenthe ligt de wens om in de toekomst onze digitale archieven vanuit één portaal te kunnen raadplegen. Dit wordt ook wel de Drentse raadpleegschil genoemd. Een centrale plek voor het raadplegen van digitaal archief uit Drenthe. Het Drents Archief heeft afgesproken de mogelijkheden van zo’n raadpleegschil verder te onderzoeken. Ook de Provincie Drenthe en de gemeenten Meppel, Noordenveld, Tynaarlo, Assen en Emmen zijn geïnteresseerd in deze oplossing en denken mee.
Voorbereiding
In het najaar van 2019 is een opzet gemaakt voor de Drentse raadpleegschil. Het doel ervan is duidelijk: informatie uit verschillende e-depots beschikbaar stellen voor raadpleging op een centrale plek. Dit kan informatie zijn uit het e-depot van het Drents Archief, maar ook uit een e-depot van een andere Drentse organisatie. Op deze manier kan de Drentse geschiedenis op een centrale plek beschikbaar gesteld worden aan burgers, onderzoekers en andere geïnteresseerden, ongeacht waar de informatie digitaal opgeslagen is.
Het idee van de Drentse raadpleegschil is gezamenlijk uitgewerkt in onderstaande afbeelding. Hierbij is tijdens kennissessie gezamenlijk nagedacht over de functionaliteiten die een raadpleegschil zou moeten hebben.
De uitwerking van de raadpleegschil is begin 2020 gedeeld met alle Drentse gemeenten. De reacties die het Drents Archief hierop binnen gekregen heeft zijn inmiddels verwerkt.
Marktverkenning
Om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden in de markt heeft het Drents Archief een marktverkenning uitgezet. Er zijn verschillende reacties van leveranciers op deze marktverkenning gekomen. In oktober hebben verschillende leveranciers een demonstratie gegeven van hun product. De demonstraties waren erg gevarieerd. Door deze demo’s is een goed beeld ontstaan van de mogelijkheden, maar het sloot nog niet precies aan bij de wensen en uitgangspunten zoals die gezamenlijk zijn geformuleerd. Het bracht echter wel voldoende inzicht om het idee van de Drentse Raadpleegschil verder uit te werken.
Vervolg
Het Drents Archief bereidt met een aantal organisaties een pilotperiode voor het e-depot voor. Het Drents Archief is samen met de Provincie voornemens om een pilot te richten op het raadplegen van digitale archieven. Hierbij wordt verder onderzocht welke mogelijkheden er al zijn en hoe we het idee van de centrale raadpleegschil kunnen concretiseren. Hierbij worden alle Drentse gemeenten op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.
Naast deze kennissessie en samenwerking voor een centrale plek om de digitale Drentse Archieven te raadplegen, worden alle Drentse organisaties door het Drents Archief periodiek bijgepraat over de recente ontwikkelingen op het gebied van het e-depot. Daarnaast organiseert het Drents Archief ook kennissessies. Op 10 februari staat de eerste sessie gepland, waar het Drents Archief samen met andere Drentse organisaties gaat nadenken over de inrichting van een informatieplattegrond!
Mocht je vragen hebben over de raadpleegschil of andere vragen hebben over het e-depot? Laat het dan weten via e-depot@drentsarchief.nl.