23 juni 2021
Duurzaam archiveren is van essentieel belang. Maar in het digitale tijdperk vergt dit andere manieren van archiveren. Informatie zoals bijvoorbeeld bouwaanvragen voor dierenpark Emmen kunnen nu ook digitaal gearchiveerd worden. Het Drents Archief, expert in archiveren, wil zich graag met dit soort vraagstukken bezig houden. Daarom zijn wij samen met de gemeente Meppel, de gemeente Emmen en de Provincie Drenthe diverse pilots gestart voor een periode van drie jaar. In deze pilots wordt ervaring opgedaan ten aanzien van digitaal archiveren. Het Drents Archief heeft hiervoor een digitale archiefplaats aangeschaft, het e-depot. Het doel van deze pilots is om het mogelijk te maken dat organisaties hun archieven kunnen overbrengen naar het e-depot.
Metadata
De gemeente Meppel gaat zich voor de pilot onder andere verdiepen in vindbaarheid: hoe zorg je ervoor dat informatie, bijvoorbeeld een omgevingsvergunning, gemakkelijk vindbaar is in het e-depot? Daarvoor moeten bepaalde kenmerken, metadata, aan het bestand worden toegevoegd. Metadata zijn bijvoorbeeld een titel en een datum die uniek en onlosmakelijk verbonden zijn met het digitale bestand. Ze zijn essentieel voor het behoud van authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid van het digitale bestand. Metadata zorgen ervoor dat het digitale bestand beheerd en geraadpleegd kan worden. In de pilot met de gemeente Meppel onderzoeken we op welke manier deze metadata in het e-depot kunnen worden opgenomen.
Videotulen
De gemeente Emmen en de Provincie Drenthe verdiepen zich in de pilot voornamelijk in het archiveren van videoverslagen van de gemeenteraad (Emmen) en de commissie- en Statenvergaderingen (Provincie Drenthe). Een videoverslag is complexer om te archiveren omdat het bestaat uit meerdere losse bestanden die in samenhang bewaard moeten worden. Naast het videoverslag dienen bijvoorbeeld ook de agenda, notulen en besluitenlijst toegevoegd te worden. Samen worden dit ook wel de 'videotulen' genoemd. Ook spelen er vraagstukken over toegankelijkheid, ondertiteling en bijpassende metadatering.
We verwachten begin 2022 de resultaten terug te koppelen. Wil je op de hoogte gehouden worden of ben je benieuwd naar de uitkomsten van deze pilots? Neem dan contact met ons op via e-depot@drentsarchief.nl