Nieuws

Digitale archieven en het e-depot

EDepot 132x120

Het Drents Archief bewaart zo’n 11 kilometer aan papieren archieven. Maar steeds meer archieven zijn - geheel of gedeeltelijk - digitaal. Om ook die informatie in de toekomst te bewaren en toegankelijk te maken, is er, op initiatief van het Nationaal Archief in Den Haag, een landelijk elektronisch depot (het e-Depot) ontwikkeld. Daarin kunnen alle documenten langdurig en betrouwbaar worden opgeslagen. In juni 2016 is het Drents Archief aangesloten op het e-Depot. 

Wat is het e-Depot? 
Het e-Depot is meer dan ‘alleen’ technisch bewaren van informatie. Er zijn goede afspraken nodig met de archiefvormer, er moeten inhoudelijke en technische controles plaatsvinden, de veiligheid, kwaliteit en authenticiteit dienen gegarandeerd te worden. Kortom, het e-Depot vraagt een geheel van beleid, processen en procedures. 

Samenwerking
Het Drents Archief en de andere Regionale Historische Centra (RHC’s) in de provincies gebruiken het e-Depot  voor het bewaren van hun digitale informatie. Het Drents Archief is bezig om met de Groninger Archieven en Tresoar de organisatieprocessen en techniek in een noordelijke samenwerking aan te pakken. Deze aanpak is uniek in Nederland en dient als voorbeeld voor andere samenwerkingen in het kader van het e-Depot.

Wat voor materiaal wordt straks bewaard in het e-depot?
Het landelijk e-Depot is in eerste instantie bedoeld voor (gedigitaliseerde) archieven uit de rijkscollectie. Maar ook gemeentes en andere decentrale overheden werken steeds meer digitaal. Al die informatie dient goed bewaard en toegankelijk gemaakt te worden. Ook gemeente- en streekarchieven kunnen ervoor kiezen hun digitale archieven onder te brengen in het e-Depot.  Dit kan worden gerealiseerd in overleg met de RHC in de eigen provincie.

Toekomstige ontwikkelingen
Werken met het e-Depot is een nieuwe tak van sport. Richtingen die nu worden gekozen, hoeven niet de definitieve eindoplossing te betekenen. Het is goed mogelijk dat overheden zélf hun digitale informatie gaan bewaren. Hoe men in de toekomst omgaat met digitale (overheids)informatie en wat de rol van het e-Depot hierin is, vraagt om een maatschappelijk debat. Op landelijk niveau werken denktanks aan diverse scenario’s. De rol en functie van het e-Depot zijn dus constant in ontwikkeling.

Meer informatie?
Wilt u meer informatie over het landelijk e-Depot en de rol van het Drents Archief daarin dan kunt u contact opnemen met Vincent Stedema.